1-on-1 Meetings für Führungskräfte

Die Beziehung zwischen einer Führungskraft und ihren Mitarbeitern ist ein Eckpfeiler jeder Organisation. Dennoch wird von vielen Führungskräften nicht viel Wert darauf gelegt sich regelmäßig mit ihren direkten Mitarbeitern auszutauschen, wenn es nicht direkt etwas mit einem Projekt oder Arbeitsthemen zu tun hat.

1-on-1-Meetings sind jedoch ein wichtiges Mittel, um im direkten und persönlichen Gespräch mit seinen Mitarbeitern Probleme frühzeitig zu identifizieren, zu lösen und Vertrauen aufzubauen.

Ablauf für effektive 1-on-1-Meetings

In den vergangenen Jahren habe ich über tausend 1:1 mit meinen Mitarbeitern gehalten und möchte hier die Chance nutzen meine Erfahrungen zu teilen, wie diese effektiv ablaufen können.

Fixer Termin, niemals absagen:

In der Regel halte ich 1:1 Meeting am Freitagmittag oder späten Nachmittag, da in der Regel hier eine anstrengende Woche hinter allen liegt und so später jeder die Gelegenheit hat noch einmal über die angestauten Themen nachzudenken. Wenn sie richtig durchgeführt werden freuen sich alle Mitarbeiter auf die 1:1 Meetings, daher sollten diese niemals abgesagt oder spontan verschoben werden. Sollte doch einmal etwas dazwischen kommen ist es ratsam den Mitarbeiter schnell per Telefon oder notfalls per direkter Nachricht darüber zu informieren. Auch wenn die Abstände von einer Woche nicht lang sind zeigt es von Respekt, wenn das 1:1 Meeting z.B. am Montag direkt nachgeholt wird.

Ruhe Umgebung, keine Störungen

Es gibt einen Zusammenhang zwischen dem Besprechungsraum und der Qualität der geführten Gespräche. Falls die Meetings Remote stattfinden sollten diese idealerweise per Video-Call erfolgen. Auf keinen Fall sollten diese in einer lauten oder unruhigen Umgebung (z.B.: im Auto) durchgeführt werden. Wenn die Meetings vor Ort erfolgen ist es ratsam diese an einem neutralen Ort stattfinden zu lassen. Ein öffentlicher Besprechungsraum, ein Café, ein nahgelegener Park oder noch besser ein Spaziergang sind deutlich besser als das eigene Büro.

Störungen und Ablenkungen in Form Anrufen oder tippen auf dem Smartphone ist in der Zeit für beide absolut tabu, da der gegenüber direkt merkt, dass der andere eigentlich mit anderen Themen beschäftigt ist.

Private Dinge zuerst

Die ersten Minuten des 1:1 nutze ich fast immer ausschließlich für private Dinge. Egal ob man sich über einen bevorstehenden Umzug, die Kinder oder die Pläne für das Wochenende austauscht: Es gibt keine andere bessere Gelegenheit mehr mit seinem Mitarbeiter ins Gespräch zu kommen. Mit der Zeit lernt man seine Mitarbeiter nicht nur besser kennen, sondern erfährt auch von ihren Sorgen und Nöten, die zwangsläufig einen Effekt auf die Arbeit haben werden: Ist der Mitarbeiter oder seine Familie krank? Hat er Probleme eine neue Wohnung zu finden? Hat er sich von seinem Partner getrennt? Als Führungskraft sollte man nicht versuchen die privaten Probleme seiner Mitarbeiter zu lösen, man kann sie jedoch dabei unterstützen und ihnen Sicherheit geben, dass man “hinter ihnen steht”.

Aktiv zuhören

1-on-1-Meetings sind die beste Gelegenheit die Herausforderungen des Mitarbeiters im Job besser zu verstehen. Andersrum ist es auch die Chance für den Mitarbeiter zu erfahren was Dich als Führungskraft gerade umtreibt und wie er dich dabei unterstützen kann dich bei deinen Themen und Zielen zu bewerkstelligen. Am Anfang jedes 1:1 kann der Mitarbeiter durch aktive W-Fragen motiviert werden in die Themen zu kommen. Klassische Fragestellungen wie “Wie war deine Woche?”, “Was denkst du über folgenden Sachverhalt?”, “Erzähl mir mehr von Thema X”, “Was kann ich bis wann tun dir bei Themen … zu helfen?” führen meist automatisch zu einem aktiven Meeting.

Am Anfang wird es üblich sein, dass Du dich selbst mir Rat und Weisheiten überall einmischen möchtest. Dies ist, insbesondere dann, wenn der Mitarbeiter neu ist und dieser die Umgebung noch nicht so gut kennt, auch gar nicht mal so kontraproduktiv. Mit der Zeit solltest du dieses jedoch reduzieren.

Wenige Themen aktiv angehen

In 1:1 Meetings hast du wenig Zeit um über alle Themen, welche den Mitarbeiter, dich, die Organisation und die gesamtwirtschaftliche Lage betreffen zu sprechen. Mach dir daher im Vorfeld Gedanken welche 2–3 Themen du in der Woche aktiv adressieren und behandeln möchtest.

Am Anfang sind die Meetings, egal wie viele man davor schon gemacht hat, immer etwas unbeholfen. Mit der Zeit werden sich diese Treffen natürlich anfühlen und die Konversation wird fließen. Folgende Fragestellungen haben mir immer geholfen besser in die Themen zu starten:

• Was war das Highlight und Lowlight der letzten Woche?
• Was hat dich die Woche eventuell nicht schlafen gelassen?
• Was sind Deine Ziele für die kommende Woche? Was kann ich tun, um dich dabei zu unterstützen?
• Wie stehst du zu den Entwicklungen … im Unternehmen?
• Wie ist Deine Sichtweise auf xxx?

In den Meetings selber versuche ich weniger Feedback zu aktuellen Themen zu geben. Hierzu nutze ich die 6-monatigen Feedbackgespräche, bei der jeder der Seite die Möglichkeit hat aktives Feedback zur jeweils anderen Person zu geben.

Tagebuch führen

Es ist schwer die persönliche Entwicklung nachzuvollziehen, wenn man sich nicht notiert hat, was einen selbst beschäftigt hat. Ich selbst habe mir sehr früh angewöhnt meine Erlebnisse im Job handschriftlich in einem kleinen Notizblock festzuhalten. Dieses versuche ich auch an meine Mitarbeiter weiterzugeben und bitte diese am Ende der Woche darin zu beschreiben, was sie in der Woche besonders bewegt hat. So gut wie alle Mitarbeiter stellen nach wenigen Monaten fest, dass Themen und Herausforderungen, die damals unlösbar erschienen bei späterer Betrachtung nicht nur gelöst, sondern zu dem Zeitpunkt auch sehr klein aussehen.

Zusammenfassung

1-on-1-Meetings sind eine einfache, jedoch sehr gute Möglichkeit seine Mitarbeiter besser kennenzulernen, Vertrauen aufzubauen, blinde Flecken zu erkennen und damit seinen Bereich und das gesamte Unternehmen zum positiven zu verändern.